采购控制程序
1 目的
对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。
2 适用范围
适用于对生产所需的原材料采购的控制；对供方进行选择、评价和控制。
3 职责
3．1 供销科归口管理本过程。
a） 负责按本公司产品要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；
b） 负责制定物资采购计划单 ，执行采购作业。
3．2 质管科：负责编制采购物资技术标准及《合格供方名录》。
3．3 供销科：负责对采购物资的进货验证。
3．4 质量负责人批准《供方调查评定报告》。
3．5 总经理批准《物资采购计划单 》。
4 程序
4．1 采购物资分类
技质科负责收集或制定采购物资技术标准及《合格供方名录》，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：
a） A类--关键原材料：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品质量和有害物质限量；
b） B类--一般材料：构成最终产品非关键部位的材料，不影响最终产品的质量和有害物质限量；
c） C类--辅助物资：非直接用于产品的起辅助作用的物资等。
4．2 对供方的评价
4．2．1 供销科根据采购物资技术标准的生产需要，通过对材料的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写“供方调查评定报告”。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择2家以上的合格的供方。供销科负责建立并保存合格供方的质量记录。根据《合格供方名录》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。
a） 4．2．2 对有多年业务往来的关键原材料的供方，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内
容，以证实其质量保证能力：
a） 体系认证证书；
b） 本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；
c） 本公司及供方其他顾客的满意程度调查；
d） 供方产品质量、价格、交货能力等情况；
e） 供方的财务状况及服务和支持能力等。
4．2．3 对第一次供应关键原材料的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货：
b） 新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
c） 技质科对样品进行验证，出具相应的验证报告，填写《供方调查评定报告》中相应栏目，反馈给供销科；样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；
d） 样品验证合格后，供销科通知供方小批量供货；经技质科进货验证合格后，交车间试用，并由技质科出具相应试用后的验证报告，填写《供方调查评定报告》中相关栏目，反馈给供销科；
e） 小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经质量负责人批准后，可列入《合格供方名录》
4．2．4对于一般材料的供方，需要供方提供试验报告和其他合格证据，小批量试用合格后，各相关部门提供评价意见，质量负责人批准，可列入《合格供方名录》。
4．2．5 对于辅助物资，由主管部门在进货时对其进行验证，并保存验证记录，其进货验证记录即为对此供方的评价。
4．2．6 供方产品如出现质量问题，供销科应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。
4．2．7 供销科应对供方供货业绩进行记录，每年对合格供方进行一次跟踪复评，
填写《供方业绩评价表》，不能满足要求的供应商，应取消其合格供方资格；
4．3 采购
4．3．1 物资采购计划单
供销科根据《生产计划》及库存情况编制《物资采购计划单 》，经总经理批准后实施采购。对于临时采购的一般物资，相关部门填写《临时采购要求单》，报经理批准，交供销科实施。
4．3．2 采购的实施
a） 供销科根据批准的《物资采购计划单 》、《临时采购要求单》，按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；
b） 第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签定《采购合同》，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；
c) 供销科根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；
4．4 采购信息
4．4．1 采购文件
4．4．1．1 应包括拟采购产品的信息：
a） 对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范等技术文件）；
b） 对产品的验收要求；
c） 其他要求，如价格、数量、交付等。
4．4．1．2 适当时还包括：
a） 对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准的要求
b） 资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等；
c） 质量管理体系要求。
4．4．2 本公司的采购文件包括《物资采购计划单 》、《临时采购要求单》、《合格供方名录》及附件等，由供销科保管。采购文件发放前，应由相应负责人对其要求是否适当进行审批。
4．5 采购产品的验证
4．5．1 采购的产品由技质科进行进货验证，凭《验收入库单》入库。
4．5．2 验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式；根据《合格供方名录》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。
4．6采购产品的贮存
供销科应编制物资管理制度，以规范仓库管理，产品的包装和库房管理应该符合国家有关对危险品化学管理规章要求。按规定码放标识，对有贮存期限要求的物品，要明确标识有效期，保证先入先出；仓库应配置适当的设备〈如消防设备等〉，以保持安全适宜的贮存环境；所有贮存物品应建立物资发放卡和台帐，仓库每月盘点，作好帐务清理，保持帐卡物一致。
5 相关文件
5．1《物资管理制度》
5．2 《产品检验和检测装置定期检定控制程序》。
6 质量记录
6．1 《供方调查评定报告》。
6．2 《供方业绩评价表》
6．3 《合格供方名录》。
6．4 《物资采购计划单 》。
6．5 《纠正和预防措施处理单》。
6．6 《验收入库单》
6．7 《临时采购要求单》。
7.附件：关键原材料确定原则
7．1．凡是在GB18581范围内必须检测的原材料，工厂应设为关键原材料，并需供方提供原料检验报告。 |
