文件控制程序
1 目的
对与我公司有害物质限量控制体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 范围
适用于与有害物质限量控制体系有关的文件控制。
3 职责
3．1 总经理负责批准发布质量计划。
3．2 质量负责人审核质量计划，批准程序文件。
3．3技质科负责有害物质限量控制体系文件的管理，并组织对现有体系文件的定期评审和更改。
3．4技质科负责技术文件和相关法律法规的管理。
3．5 技质科负责本公司行政管理文件的管理，识别和分发外来文件。
3．6各部门负责相关文件的编制、使用和管理。
4 程序
4．1 文件分类及保管
4．1．1公司有害物质限量控制体系文件包括：质量计划和程序文件，作为各部门运行有害物质限量控制体系的常用实施细则，由技质科负责管理和控制。
4．1．2技术文件和技术标准（产品配方、工艺规程、国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）部门质量记录等，由技质科管理和控制；
4．1．3管理标准（部门管理制度）、工作标准（岗位责任制和任职要求等）、其他行政管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与有害物质限量控制体系有关的政策，法规文件等，由技质科管理和保存。
4．2工公司有害物质限量控制体系文件层次结构表
第一级文件 质量计划<包括程序文件>
第二级文件 为确保过程有效策划、运行、控制的各类作业文件<管理制度、规范规程等支持性文件>
第三级文件 记录
4．3文件的编号
4．3.1质量计划编号:
Q/######—ZLJH—2005
年号
质量计划代号
企业代号
企业标准代号
4.3.2程序文件编号:
Q/######—CX—××—2005
序号
程序文件代号
企业代号
企业标准代号
4.3.3职能部门作业文件编号：
Q/######— XX— XX
文件序号
职能部门代号
企业代号
企业标准代号
规定本公司职能部门代号如下：
技质科—ZJ；供销科—GX;
4.3.4记录的编号：
ZG— XX — XX
记录序号
过程代号
记录代号
4．4 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
有害物质限量控制体系文件〈包括质量计划、程序文件、质量记录〉由技质科负责组织编写，公司质量负责人审核，上报总经理批准发布，由技质科负责登记、发放；并注明分发号。
其他行政管理文件和技术工艺文件由相应职能部门编写、汇总，主管领导审核，必要时报总经理批准，相应职能部门负责登记、发放；并注明分发号。
应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收登记册》。
4．5文件分类登记
技质科建立有害物质限量控制体系文件清单，技质科建立工艺技术文件和技术标准清单和适用的法律法规文件清单。技质科建立行政管理文件清单。
4．6 文件的更改
4．6．1质量计划和程序文件由技质科负责更改，填写《文件更改申请》，经质量负责人审批，技质科应保留文件更改的记录；
4．6．2其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改通知单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；
4．6．3所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4．7 文件的领用
4．7．1文件发放管理部门应填写《文件发放、回收登记册》，按主管领导批准的发放范围实施分发，领用部门签字后方可领用。发放的文件应确定分发号。
4．7．2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4．8文件的保存、作废与销毁
4．8．1文件的保存
a） 与有害物质限量控制体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b） 各部门文件由本部门资料员保管。技质科每季度对各部门
c） 各部门资料员应建立本部门使用文件的《部门文件、记录清单》。任何人不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4．8．2文件的作废和销毁
a） 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
b） 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；
c） 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经质量负责人批准后，由主管部门销毁。
4．8．3文件的借阅、复制
借阅、复制与有害物质限量控制体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制分发的体系文件必须由资料管理人登记编号。
4．9外来文件的控制
4．9．1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4．9．2技质科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
4．9．3各部门要把上述标准及其他与体系有关的外来文件填入“部门文件、记录清单”，并技质科办备案。
4．11每年三月由质量负责人和技质科组织对现有体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改。
4．12对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4．13作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
5 相关文件
5．1《记录控制程序》。
6 记录
6．1《文件发放、回收登记册》。
6．2《部门文件、记录清单》。
6．3《文件更改通知单》。
6．4《文件作废、销毁申请单》。 |
